Disse betingelser beskriver samarbejdet om betalingsopfølgning og inkasso, kundens ansvar for kravene og principperne for priser, bonus og afregning.
1 Parter og aftalegrundlag
Leverandøren er Debtium ApS, CVR 46448634, med kontaktoplysninger nederst. Kunden er den virksomhed, der indgår en aftale med Debtium. Betingelserne gælder for erhvervskunder; de pålægger ikke skyldnere selvstændige betalingsforpligtelser.
Aftalen består af den skriftlige kundeaftale, dens prisbilag, disse betingelser og eventuelle særskilte servicebilag. En konkret, skriftlig aftale har forrang ved modstrid. Oprettelse af en konto indebærer ikke i sig selv, at Debtium har accepteret et bestemt krav eller påtaget sig at gennemføre inkasso.
2 Ydelser og sagsoprettelse
Debtium leverer de aftalte ydelser til betalingsopfølgning, rykkere og inddrivelse. Kundens adgang til sager og tilgængelige regnskabsforbindelser håndteres gennem Debbie. Tilgængelighed og funktion afhænger af den konkrete opsætning, kundens rettigheder og det tilsluttede system. De regnskabsforbindelser, der indgår i leverancen, skal fremgå af kundeaftalen eller den konkrete aktivering i Debbie.
Upload og automatisk aflæsning er forberedelse af data. En sag kan først behandles, når de nødvendige oplysninger og godkendelser er på plads. Debtium kan afvise eller sætte en sag på pause ved manglende dokumentation, tvivl om kravets berettigelse eller andre forhold, som kræver afklaring.
3 Kundens oplysninger og fuldmagt
Kunden skal have ret til at overdrage kravet til inddrivelse og skal levere korrekte oplysninger om fakturamodtager, faktura, forfald, hovedstol, moms, tidligere betalinger, rykkere og indsigelser. Kunden skal sikre lovlig adgang til at dele personoplysninger og må kun indsende nødvendige oplysninger.
Kunden giver ved den accepterede sagsinstruks Debtium mandat til de aftalte udenretlige skridt. Retslige skridt, forlig, afskrivninger eller udlæg uden for det aftalte mandat kræver særskilt godkendelse. Kunden skal straks meddele direkte betalinger, kreditnotaer, indsigelser og andre ændringer, så der ikke opkræves et forkert beløb eller sker dobbeltinddrivelse.
4 Kontrol af importerede og aflæste oplysninger
CSV-import, PDF-aflæsning og AI-baseret OCR kan indeholde fejl. Kunden og den behandlende medarbejder skal kontrollere oplysningerne mod originalmaterialet. Manglende eller usikre felter skal afklares før videre behandling. Debitor må ikke identificeres ud fra fakturaudstederens CVR eller adresse.
Ved valgt OpenAI OCR sendes det indsendte PDF-dokument til OpenAI som beskrevet i privatlivspolitikken. Der foretages ingen automatisk sagsoprettelse, udsendelse til skyldner eller beslutning om retslige skridt alene på baggrund af OCR-resultatet.
5 Priser og udgifter
Den almindelige model har intet opstartsgebyr eller abonnement og ingen forudgående betaling for almindelig udenretlig behandling. Kundens konkrete økonomiske vilkår skal fremgå af det accepterede prisbilag. Tilkøb, udvidet support og andre ydelser med særskilt betaling leveres kun efter en udtrykkelig aftale.
Prisbilaget skal angive, hvilke renter og gebyrer der tilkommer henholdsvis kunden og Debtium, hvilke dokumenterede udgifter der eventuelt bæres af kunden, og hvordan moms behandles. Breve, eksterne udlæg og andre poster må kun fratrækkes kundens andel, hvis der er et klart aftalegrundlag. Domstolsafgifter, advokatomkostninger og andre særskilte eksterne udgifter kræver det aftalte mandat og, hvor mandatet ikke dækker, kundens forhåndsgodkendelse.
Der opkræves kun renter, gebyrer og omkostninger hos skyldner, når der er et lovligt grundlag. Kundens aftale med Debtium udvider ikke skyldners lovlige betalingspligt.
6 Loyalitetsbonus og kickback
En loyalitetsbonus beregnes alene af de faktisk indbetalte renter og gebyrer, der efter kundeaftalen tilkommer Debtium. Hovedstol, kundens egne beløb, moms og videreførte udlæg indgår ikke i dette beregningsgrundlag. Tilbageførte eller tilbagebetalte poster reducerer grundlaget tilsvarende.
Markedsføring med bonus op til 50 procent er en maksimumsmulighed. Kundens ret til bonus, procentsats, periode og eventuelle betingelser skal aftales skriftligt. Den interne rentabilitetsberegner og dens justerbare mål er ikke et tilbud, en udbetalingsinstruks eller en ændring af en eksisterende bonusaftale. En aftalt sats ændres ikke bagudrettet med henvisning til en intern beregning.
7 Klientmidler og afregning
Inddrevne klientmidler holdes adskilt fra Debtiums egne midler efter gældende regler. Kundens andel af modtagne beløb afregnes uden ugrundet ophold, medmindre et andet lovligt afregningsforløb er aftalt. Afregningsbilaget skal gøre det muligt at se hovedstol, renter, gebyrer, bonus, udlæg og aftalte fradrag hver for sig.
Kunden får den inddrevne hovedstol tilskrevet sin andel. Eventuelle særskilt aftalte fradrag skal vises tydeligt i nettoafregningen. Et beløb, som skyldner endnu ikke har betalt, er ikke en indbetaling. Fejl og tilbageførsler korrigeres med et dokumenterbart spor. Ændring af udbetalingskonto kræver særskilt kontrol.
8 God inkassoskik og indsigelser
Debtium skal overholde gældende inkassoregler og god inkassoskik. Nødvendige varsler, frister og dokumentationskrav skal være opfyldt før de relevante skridt. En indsigelse eller oplysning om betaling skal vurderes af en medarbejder, før der fortsættes på et eventuelt ændret grundlag. Der gives ingen garanti for inddrivelse eller et bestemt resultat.
9 Adgang og fortrolighed
Brugere må kun tilgå oplysninger, som de er berettiget til at se. Login må ikke deles, og mistanke om misbrug skal straks meldes til Debtium. Parterne skal beskytte fortrolige sags- og forretningsoplysninger og begrænse intern adgang til personer med et sagligt behov. Planlagt vedligeholdelse og leverandørfejl kan medføre afbrydelser; en særlig oppetidsgaranti eller supportpakke gælder kun, hvis den er aftalt.
10 Personoplysninger
Parternes roller bestemmes af den konkrete behandling. Debtium kan være selvstændigt dataansvarlig for inkassobehandling og egne lovpligter. En databehandleraftale gælder kun for særskilt beskrevne opgaver, hvor Debtium alene behandler oplysninger på kundens instruks. Privatlivspolitikken beskriver Debtiums egen behandling. Accept af en aftale er ikke et generelt GDPR-samtykke fra skyldner.
11 Varighed og ophør
Kunden kan standse overdragelse af nye sager og skriftligt anmode om tilbagekaldelse af aktive sager. Debtium oplyser, hvilke igangværende skridt og aftalte omkostninger der skal afvikles. Optjente og aftalte poster bortfalder ikke alene ved ophør; der pålægges ikke et særskilt ophørsgebyr uden et udtrykkeligt aftalegrundlag.
Ved væsentlig misligholdelse kan samarbejdet ophæves efter skriftligt påkrav og en rimelig afhjælpningsfrist, når afhjælpning er mulig. Behandling uden lovligt grundlag og akut sikkerhedsrisiko kan standses straks. Data returneres eller slettes efter den relevante rolle, gældende lovpligter og eventuel databehandleraftale.
12 Ansvar og tvister
Parterne er ansvarlige efter dansk rets almindelige regler. Der indsættes ikke med disse betingelser et ikke-aftalt ansvarsloft eller en generel fritagelse for leverandørfejl. Ufravigelige regler om persondata, klientmidler og andet ansvar berøres ikke.
Klager sendes til info@debtium.dk med reference og beskrivelse. Dansk ret gælder, og tvister behandles ved de kompetente danske domstole efter de almindelige værnetingsregler. Væsentlige ændringer meddeles før deres anvendelse og ændrer ikke allerede optjente rettigheder bagudrettet.
Prisbilag som skal følge kundeaftalen
Prisbilaget skal identificere kunden og ikrafttrædelsesdatoen samt angive bonusprocent og beregningsperiode, fordeling af renter og gebyrer, konkrete kundebårne udgifter, moms, afregningsforløb og mandat til eventuelle retslige skridt. Uden accepteret prisbilag må dokumentet ikke bruges som grundlag for nye fradrag eller et nyt bonusløfte.